Tout savoir sur l’approbation des comptes annuels

Une entreprise est tenue, chaque année, de faire approuver à ses associés ses comptes annuels. Faisons le point sur le fonctionnement de cette procédure juridique obligatoire pour toute société.

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Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?

L’approbation des comptes d’une entreprise s’effectue à la fin de chaque exercice annuel de la société, lorsqu’elle arrête sa comptabilité sur une période de 12 mois. Les chiffres et bilans sont présentés aux associés et actionnaires pour que ces derniers puissent avoir un œil sur la gestion de l’entreprise dans laquelle ils ont investi et que soient discutées les perspectives futures de développement.

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Quelle est la procédure à suivre ?

1/ Établir les comptes annuels

Pour rédiger ses comptes annuels, une entreprise s’appuie sur ses ressources internes ou délègue la tâche à un acteur extérieur, tel qu’un expert-comptable. Ces documents de grande importance se découpent en trois états financiers distincts :

• Le bilan comptable : état des lieux sur le patrimoine détenu par la société et sur sa façon d’avoir évolué dans le temps. Ses actifs tels que ses créances, ses immobilisations, ses stocks et sa trésorerie excédentaire. Ainsi que ses passifs comme ses emprunts, ses capitaux propres et ses dettes ;
• Le compte annuel : présentation du résultat financier, d’exploitation et du résultat net, de la marge commerciale, de la valeur ajoutée, ainsi que du bénéfice ou de la perte annuelle (différence finale entre les produits et les charges) ;
• L’annexe légale : listing des méthodes et modes de calcul comptables utilisés pour dresser les comptes annuels.

À savoir

Qu’importe le régime dont elle relève, toute entreprise, à l’exception des micro-entreprises, possède l’obligation légale d’établir ses comptes annuels à la clôture de son exercice comptable.

2/ La convocation et la tenue de l’Assemblée Générale

Une fois les comptes annuels établis, ils doivent obligatoirement être portés à validation en Assemblée Générale (AG) réunissant tous les actionnaires ou associés de l’entreprise. Le dirigeant de la société les convoque à cet effet, et il lui incombe de présenter les différents résultats à ses partenaires et collaborateurs, en détaillant ensuite l’inventaire annuel et le rapport de gestion.

Les documents qui vont être soumis au vote de toutes les parties impliquées dans l’entreprise doivent avoir été préalablement communiqués à chacun.

L’approbation des comptes doit impérativement s’effectuer sous un délai légal maximal de 6 mois après l’arrêt de l’exercice comptable annuel. Si les associés et actionnaires se positionnent en défaveur de ces comptes annuels et en rejettent l’approbation, de nouvelles AG doivent être initiées jusqu’à validation. Si d’aventure elle ne survenait jamais, le résultat de l’entreprise ne serait donc pas affecté.

À savoir

Les comptes annuels ne peuvent plus être modifiés ou corrigés une fois que leur approbation a été votée en Assemblée Générale.

3/ La rédaction du procès-verbal d’approbation des comptes

Les associés valident les comptes annuels et les formalisent en rédigeant le procès-verbal d’approbation des comptes. Il n’est pas obligatoire pour les entreprises ne disposant que d’un seul associé, telles que les EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou les SASU (Société par Actions Simplifiées Unipersonnelle). Il doit ensuite être enregistré au greffe du Tribunal de Commerce dont la société dépend dans un délai maximal d’un mois pour être, en conclusion, publié au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

En cas de dépôt non effectué au Tribunal de Commerce, ce dernier convoquera l’entreprise en vue d’une éventuelle sanction financière de 1 500 €.

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À savoir

Il est possible d’invoquer la « confidentialité des comptes annuels » en effectuant une demande de non publication au BODACC. Une mesure qui ne concerne que de petites sociétés car seules sont éligibles à ce privilège de discrétion les entreprises de moins de 10 salariés, au chiffre d’affaires net inférieur à 700 000 € et au bilan inférieur ne dépassant pas 350 000 €.

Questions réponses

Quand a lieu l’approbation des comptes ?

N’importe quand sous un délai de 6 mois maximal à partir de la clôture comptable de l’exercice annuel de l’entreprise.

Quels sont les documents à fournir ?

Les documents à fournir aux associés et actionnaires afin qu’ils puissent ensuite, en Assemblée Générale, en voter approbation, ou rejet, représentent trois états financiers : le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale.

Quelle personne est apte à signer l’approbation des comptes?

L’aptitude légale à signer l’approbation des comptes annuels de l’entreprise revient uniquement au dirigeant de la société.