Tout savoir sur le contrôle URSSAF pour un employeur
Votre entreprise va bientôt être soumise à un contrôle de l’URSSAF ? Retrouvez ici toutes les informations clés pour pouvoir préparer au mieux ce contrôle et les formalités associées.
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Dans le cas où votre entreprise serait soumise à un contrôle URSSAF, cela veut tout simplement dire qu’un agent de recouvrement dédié à votre dossier va prendre le temps de contrôler le paiement de vos cotisations sociales sur les derniers mois et/ou dernières années. Ce contrôle peut être effectué dans le but de régulariser la situation d’une entreprise qui ne serait pas à jour de ses cotisations ou, au contraire, et parfois même sur demande des assurés, dans le but de constater un trop payé afin de rembourser la société concernée.
Attention, le contrôle URSSAF n’est pas à confondre avec le contrôle fiscal qui lui est réalisé par des agents du fisc et qui viendra vérifier si vous êtes en règle avec le paiement de vos impôts.
- En savoir plus sur le contrôle fiscal en entreprise
Le rôle de l’URSSAF
L’URSSAF, c’est-à-dire l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, a été créée dans le but de récupérer les cotisations sociales des entreprises pour financer le fonctionnement de la sécurité sociale. Au-delà de ce rôle, l’organisme permet également de lutter contre certaines fraudes des employeurs et notamment le travail qui ne serait pas en règle, illégal, ou comme on peut l’appeler « au noir ».
Quels sont les causes d’un contrôle URSSAF ?
Les causes d’un contrôle URSSAF peuvent être multiples. Il est possible qu’une entreprise soit contrôlée, car l’URSSAF va directement déceler une anomalie dans le paiement des cotisations. L’organisme va donc, de lui-même, lancer la procédure pour effectuer un contrôle.
Il est également possible que le contrôle URSSAF soit réalisé directement à la demande d’une entreprise. Dans ce cas-là, il s’agira principalement de contrôler le fait que des cotisations aient été payées en trop afin que la société puisse en être remboursée.
Enfin, le contrôle peut également être lancé suite à une dénonciation réalisée par un employé, ex-employé ou simple citoyen qui pourrait avoir des doutes quant au paiement correct des cotisations salariales par l’entreprise ou au travail illégal de certains employés.
Les étapes du contrôle
Un contrôle URSSAF peut se réaliser de deux façons différentes, à savoir directement sur place, au sein même de l’entreprise, si celle-ci compte plus de 11 salariés, ou uniquement sur pièces, c’est-à-dire dans les locaux de l’URSSAF, si l’entreprise compte moins de 11 salariés. Quoi qu’il en soit, la procédure se déroulera toujours de la même manière, en respectant des étapes bien définies.
Réception de l’avis de contrôle
Dans le cas où l’URSSAF déciderait de réaliser un contrôle au sein de votre entreprise, alors vous recevrez, dans les 2 semaines précédant la tenue du contrôle, un « avis de contrôle« , envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Cet avis vous permettra, ainsi, de prendre connaissance des informations liées au contrôle. En effet, le document devra impérativement contenir les informations suivantes : l’identité du contrôleur, les documents que vous devrez lui fournir, la période qu’il s’apprête à contrôler qui sera forcément de 3 années civiles, ainsi que votre droit à être accompagné d’un conseil durant toute la procédure. Si tel est votre cas, nous vous recommandons de vous faire épauler par un avocat fiscaliste, spécialiste dans son domaine.
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À noter cependant que, dans le cas où l’URSSAF soupçonnerait que votre entreprise fasse travailler des personnes sans les déclarer, alors vous ne seriez pas informé à l’avance de la tenue du contrôle.
Préparer le contrôle
Une fois l’avis de contrôle reçu, il n’est pas question d’attendre que le jour arrive. La phase précédant le contrôle, durant donc 2 semaines, se doit d’être active du côté de l’entreprise. Afin que la suite de la procédure entamée par l’URSSAF se déroule le mieux possible, nous vous conseillons donc de prendre le temps de rassembler toutes les pièces demandées. Cela vous permettra de voir, déjà, ce qui pourrait vous manquer, et de prendre le temps de vous procurer les pièces manquantes avant que l’agent de l’URSSAF ne commence à tout examiner.
Dans le cas où vous ne seriez pas à l’aise avec cet exercice, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel, en l’occurrence un avocat spécialisé dans ce domaine, afin de vous accompagner tout au long du contrôle URSSAF de votre société. Le plus souvent, les avocats à même de vous accompagner sur ce type de sujets sont aussi les avocats fiscalistes.
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Le contrôle sur pièces
Dans le cas où votre société compterait moins de 11 salariés, l’URSSAF procédera à un contrôle sur pièces. À vous donc de vous rendre dans leurs locaux avec toutes les pièces demandées. Vous n’êtes pas tenu de rester sur place durant toute la procédure, l’essentiel étant de venir déposer les documents nécessaires à l’agent en charge de votre contrôle. Il s’emploiera, par la suite, à étudier toutes les pièces en sa possession afin d’établir si votre entreprise est bien en règle ou si une pénalité ou une régularisation doivent être prononcées.
Le contrôle sur place
Si votre société compte 11 salariés ou plus, l’agent affecté à votre dossier se déplacera directement dans vos locaux. Vous devrez alors mettre à sa disposition tous les documents demandés, ainsi que lui permettre d’accéder à votre matériel informatique afin qu’il réalise son investigation également sur tous les documents dématérialisés. Il pourra également, si cela s’avère pertinent dans le cadre de son contrôle, interroger tous vos salariés.
Durant toute la durée de son contrôle, il est bien évidemment recommandé de ne rien mettre en œuvre pour entraver les recherches menées par l’agent de l’URSSAF ou de dissimuler certaines données, sous peine d’être sanctionné.
Lettre d’observations et période contradictoire
Une fois le contrôle terminé, l’agent en charge de votre dossier rédigera puis vous adressera une lettre d’observations, sorte de bilan mettant un terme à sa période d’investigations et de contrôle. Datée et signée par le contrôleur, la lettre d’observations récapitulera de façon précise tout le déroulement des étapes précédentes, ainsi que tous les éléments recueillis durant le contrôle. Elle permettra également à l’agent de l’URSSAF de détailler le montant du redressement envisagé s’il a lieu d’être, ainsi que les calculs, faits et observations diverses l’y ayant mené.
À noter cependant que cette lettre d’observations, si elle évoque déjà la sanction potentiellement applicable, ne constitue pas encore une décision définitive. En effet, suite à sa réception, vous avez encore 30 jours devant vous pour contester certaines conclusions établies dans le contrôle : on parle de la période contradictoire.
Durant un mois donc, courant à partir de la date de réception de la lettre d’observations, vous aurez la possibilité d’argumenter à votre tour pour corriger certains éléments qui selon vous seraient erronés. Pour tenter de justifier certains points, vous pourrez également transmettre des documents complémentaires, non-examinés par le contrôleur jusque-là et venant étayer vos dires.
Si vous pensez avoir besoin d’un délai supplémentaire pour continuer à argumenter avec l’URSSAF, sachez que vous avez la possibilité de demander la prolongation de cette période contradictoire pour 30 jours supplémentaires. Pour cela, il vous suffit d’en faire la demande auprès de l’URSSAF avant que la première période de 30 jours ne soit terminée. Au total, vous disposez donc de deux mois pour faire valoir vos arguments.
À la fin de cette période contradictoire, qu’elle dure 30 ou 60 jours, vous recevrez finalement un rapport de contrôle final de la part de l’agent en charge de votre dossier vous donnant l’information finale quant à l’issue de votre contrôle.
Contentieux : quel recours possible à un contrôle URSSAF ?
Dans le cas où vous avez été contrôlé par l’URSSAF et où vous ne seriez pas en accord avec la décision et les sanctions prises par votre contrôleur, sachez qu’il est possible de lancer une procédure de recours amiable. Cette démarche est envisageable pour tous et gratuite. Pour l’enclencher, il vous suffit de saisir la commission de recours amiable (CRA) qui aura pour mission de reprendre tous les éléments de votre dossier.
Une fois votre dossier réexaminé par la CRA, vous saurez, sous un délai de prescription de deux mois, si les pénalités et autres sanctions prévues à votre encontre sont, oui ou non, maintenues. Ou si, à l’inverse, vous bénéficiez d’un crédit en votre faveur en cas de cotisations trop payées.
Questions réponses
Indépendant : puis-je être concerné par un contrôle URSSAF ?
Oui, en tant que travailleur indépendant, vous êtes susceptible d’être concerné par un contrôle URSSAF.
Comment éviter un contrôle URSSAF ?
Pour éviter d’être soumis à un contrôle URSSAF, il faut, tout simplement, être en règle et vigilant quant à différents points : le paiement de ses cotisations sociales, les démarches liées aux ruptures conventionnelles, les avantages en nature, les remboursements réels des frais professionnels, ou encore les prestations du CSE. Sans oublier, bien évidemment, le fait de faire travailler un salarié sans que celui-ci ne soit déclaré.